シフトプラス株式会社（代表取締役：中尾 裕也、本店：宮崎県都城市宮丸町3070番地1／本社：大阪府大阪市西区江戸堀2丁目1番1号　江戸堀センタービル８階／以下シフトプラス）は、自治体業務の効率化と住民サービス向上を支援する汎用予約システム「otetsuzuki」において、業務負担軽減と利便性を高める5つの新機能（仮予約機能、予約キャンセル理由機能、予約手続きの再決済機能、予約添付ファイル一括出力機能、リマインドメール送信日設定機能）を実装したことをお知らせいたします。

自治体業務の効率化と住民サービス向上を支援する汎用予約システム「otetsuzuki」において、業務負担軽減と利便性を高める5つの新機能を実装

汎用予約システム otetsuzuki

新機能のご紹介
1. 仮予約機能
電話や窓口での予約受付時に、すべての入力項目を揃えなくても予約枠を確保できるようになりました。利用日時だけで予約を完了できるため、住民が必要な枠を逃す心配がなくなります。その場で必要最低限の情報だけで受付可能なため、窓口や電話での対応がスピーディーになります。
※仮予約後の再確定操作は不要です。

2. 予約キャンセル理由機能
予約キャンセル時に理由の記入欄が追加されました。キャンセル理由を必須項目に設定することも可能です。これにより、安易なキャンセルを抑制するとともに、キャンセルの傾向分析による施設運営の改善にも活用できます。

3. 予約手続きの再決済機能
予約内容の変更に伴う追加料金や返金処理がシステム上で完結できるようになりました。変更が発生した場合、自動で返金処理と再決済依頼メールの送信ができ、職員の手作業による処理負担を大幅に軽減します。
※利用者の決済後に金額変更があった場合のみご利用いただけます。

4. 予約添付ファイル一括出力機能
「予約受付一覧」画面から、提出された申請書類などの添付ファイルを一括でダウンロードできます。複数の予約に関連する書類をまとめて取り出せるため、書類確認の手間が省け、事務処理時間を短縮できます。

5. リマインドメール送信日設定機能
予約リマインドメールの送信日を自由に設定できるようになりました。予約内容に合わせた最適なタイミングでリマインドすることで、住民の予約忘れを防ぎ、無断キャンセルの減少につながります。

導入効果
窓口・電話対応の効率化: 仮予約機能により、初回対応時間が短縮され、住民の待ち時間削減に貢献
予約管理の質向上: キャンセル理由の収集により、施設やサービスの利用傾向を把握し、改善策の立案が可能に
会計処理の簡素化: 再決済機能で料金変更時の処理が自動化され、事務ミスのリスク低減と業務効率化を実現
文書管理の効率化: 添付ファイル一括出力で、必要書類の検索・確認時間を大幅短縮
予約率の向上: 最適なタイミングでのリマインドにより、予約忘れやドタキャンを抑制し、施設の稼働率向上に貢献

今後の展望
「otetsuzuki」は今後も自治体業務の効率化と住民サービスの向上を目指し、進化し続けます。新機能に関するご質問やデモのご希望は、シフトプラスまでお気軽にお問い合わせください。